logo-Knowledgetree1Knowldegtree merupakan software yang digunakan untuk melakukan penanganan alur proses persetujuan dokumen. Setiap departemen di setiap perusahaan mempunyai dokumen-dokumen yang dibuat oleh staff yang memerlukan persetujuan dari supervisor, manager, direktur, sesuai dengan struktur organisasi masing-masing perusahaan. Knowledgetree merupakan software open source yang berbasis web, sehingga proses persetujuan dokumen bisa dilakukan secara remote.

Berikut adalah contoh kasus penggunaan knowlegtree untuk departemen keuangan, dengan asumsi bahwa admin sudah melakukan instalasi dan melakukan setting konfigurasi atas knowledgetree dimana struktur persetujuan dokumen keuangan adalah mulai dari staf – manager – direktur , termasuk sudah melakukan setting notifikasi email (lewat konfigurasi smtp yang ada dari knowledgetree) :

  1. Struktur departemen keuangan adalah Staf Keuangan- Manager Keuangan – Direktur Keuangan
  2. Staf keuangan melakukan pembuatan dokumen pengajuan persetujuan pengeluaran uang
  3. Spreadsheet kemudian di convert menjadi pdf
  4. Staf keuangan login ke dalam aplikasi knowledgetree dan mengupload file pdf tersebut
  5. Manager keuangan akan mendapat notifikasi di email bahwa ada dokumen yang di knowledgetree yang perlu disetujui
  6. Manager keuangan meng-klik link yang diberikan di notifikasi email dan login sesuai dengan user dan passwordnya
  7. Manager keuangan meng-approved dokumen tersebut bila sudah sesuai, atau me-reject bila dirasa belum sesuai atau salah
  8. Notifikasi email terkirim ke Direktur memberitahukan ada dokumen yang perlu di approve/di reject di knowledgetree, dan direktur melakukan hal yang sama dengan manager.
  9. Dokumen yang sudah di approve direktur, akan masuk di folder arsip dan notifikasi akan muncul di email staff, sebagai pemberitahuan bahwa semua proses approval sudah selesai, dan pengeluaran keuangan dapat dilaksanakan.

Berikut adalah contoh screen-screen dimana Direktur telah mendapat notifikasi dan siap melakukan approve atau reject dokumen yang sudah dikirimkan dari manager.

  1. Login lah menggunakan username dan password anda sendiri Lalu klik lah tombol “Login”
    kt1
  2. Klik di bagian “Browse Documents”
    kt2
  3. Setelah anda klik “Browse Documents” akan muncul tampilan seperti ini
    kt3
  4. Klik di bagian “Keuangan”
    kt4
  5. masuk ke bagian Folder yang ada contoh di sini adalah Folder “Direktur”
    kt5
  6. Lalu akan muncul beberapa dokumen
    kt6
  7. Klik lah di bagian dokumen yang ingin di lihat, dan akan terlihat seperti ini, kemudian klik tulisan “Download Document” yang berada di kiri untuk melihat dokumennya.
    kt8
  8. Bukalah Dokumen yang telah di download
    kt9
  9. Jika anda sudah setuju klik “Approve Document” dan jika anda tidak setuju klik lah “Reject Document”
    kt10 kt10a
  10. Setelah anda setuju maupun tidak setuju dengan dokumen itu anda akan melihat gambar seperti ini dan berikanlah alasan kenapa anda setuju ataupun tidak setuju mengenai dokumen tersebut
    kt12
  11. Klik lah di bagian “Perform Transition” dan dokumen tersebut sedang di proses
    kt13
Iklan