Joget Workflow pengganti memo

Pengenalan Joget Workflow, Cara Instalasi dan Petunjuk Penggunaan

1:04:00 PM  MK. APSI, MK. Sistem Informasi  No comments

Sebelum membahas joget workflow lebih jauh, syarat utama kita dapat menggunakan platform joget workflow adalah mengerti dengan baik bagaimana mengoperasikan komputer layaknya pengguna akhir (end user), yakni user yang hanya memakai suatu teknologi tanpa mengetahui proses panjang dibaliknya. Dibalik teknologi yang terlihat sangat sederhana dengan dukungan GUI (graphic user interface) terdapat proses yang sangat panjang, hal ini tidak diketahui seorang end user atau konsumen akhir. Saya yakin teman-teman sudah memenuhi prasyaratan tersebut. 

Baiklah, lanjut ke pembahasan inti. Joget workflow adalah platform open source yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi web enterprise dengan mudah berbasis cloud maupun mobile. Keunggulan dari joget workflow antara lain : 

• Dapat digunakan untuk membangun aplikasi secara keseluruhan (Build full-fledged apps) seperti aplikasi CRM, HR, Healthcare, dsb. 
• Memiliki fitur Drag and drop forms, lists, UI, dsb. 
• Dapat menambahkan alur kerja (workflow) untuk mengotomatisasi proses.
• Dapat diperluas melalui plugin (extend via plugin)
• Aplikasi yang terbentuk dapat dioptimalkan melalui mobile ataupun berbasis cloud
• Aplikasi dapat di download melalui marketplace joget

Apa perbedaan proses bisnis dan workflow ?
Antara proses bisnis dan workflow memang beda tipis, bahkan tidak sedikit diantara kita yang menganggapnya sama, padahal sebenarnya tidak. Proses bisnis dapat diartikan sebagai kumpulan aktivitas terkait dan terstruktur yang melayani tujuan bisnis tertentu. Proses bisnis seringkali divisualisasikan dalam bentuk flowchart, seperti ini contohnya : 

Contoh Proses Bisnis

Sementara itu, workflow adalah otomatisasi proses bisnis, yang mencakup : (1) urutan langkah yang terhubung, (2) Setiap langkah dinyatakan sebagai karya seseorang, sekelompok orang, organisasi maupun satu atau lebih mekanisme. Tipe interaksi dan transisi yang dimungkinkan ada dalam workflow adalah : 

1. Manusia ke manusia
2. Manusia ke mesin
3. Mesin ke manusia
4. Mesin ke mesin

Kelebihan dengan adanya workflow adalah : 

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas, karena otomatisasi proses bisnis menghasilkan penghapusan banyak langkah yang tidak perlu atau petunjuk
• Peningkatan Proses Kontrol, karena peningkatan pengelolaan proses bisnis dicapai melalui standarisasi metode kerja dan ketersediaan audit
• Fokus pada Kebutuhan Bisnis, karena kontrol perangkat lunak melalui proses, memungkinkan desain ulang sesuai dengan perubahan kebutuhan bisnis
• Perbaikan Proses Bisnis, karena fokus pada proses bisnis menyebabkan perampingan dan penyederhanaan.
• Penting untuk perbaikan efisiensi kerja dalam organisasi. 
• Elemen penting yang mengkoordinasikan gerakan informasi. 

Berikut ini contoh sederhana dari workflow

Applicant applies, approver approves, email notification sent out.

Jika workflow sederhana diatas membutuhkan pengembangan proses, misalnya tambahan proses klarifisikasi, maka workflow menjadi seperti ini :

if the application needs clarification

Kembali lagi ke pembahasan joget workflow. Jadi, joget workflow berfungsi antara lain : 

1. sebagai platform bagi pengguna untuk merancang, menyebarkan, menjalankan dan memantau aplikasi workflow untuk proses bisnis organisasi mereka. 
2. Menjembatani kesenjangan antara bisnis dan TI .
3. Bahasa yang umum untuk model proses bisnis . Desain cepat (quick desain), pertukaran (exchange) dan perbaikan (improvements).
4. Manajemen perubahan cepat (quick change management) , implementasi , pelatihan ulang (re-train) dan penyesuaian (adjusment).

Namun yang terpenting, joget workflow bukan sebatas mengenai workflow, karena bisa saja joget dapat membangun sebuah aplikasi tanpa unsur workflow di dalamnya. Contoh, feedback aplikasi yang hanya mengumpulkan input pengguna, ataupun aplikasi CRM yang hanya mengumpulkan pelanggan dan hubungan data.

Fitur keunggulan Joget Workflow

Mendukung Perluasan Produk dengan Plugin Arsitektur yang Komprehensif 

Mendukung Integrasi dengan Sistem Eksternal

Daya Tarik Open Source

Bahasa dan Komunitas 

Instalasi dan Penggunaan Joget Workflow

Untuk menginstall Joget Workflow, download aplikasinya terlebih dahulu di situs resminya, www.joget.org/download . Teman-teman dapat memilih download Joget Workflow versi Community Edition maupun Enterprise Edition, tentunya masing-masing memiliki kelebihan tersendiri. Joget Workflow yang saya gunakan saat ini adalah Enterprise Edition versi 4.  Ingat, jangan instal Joget Workflow sebelum teman-teman memenuhi syarat berikut : 

Sebelum instal, pastikan sistem komputer teman-teman telah menyediakan kebutuhan memori : 

1. Free system memori : 512 MB
2. Free disk space : 500 MB 

Selanjunya, instal Java Runtime Invironment terlebih dulu, jika belum punya download disini. Mengapa perlu JRE ? Bukankah server Joget tidak berhubungan dengan aplikasi berbasis java ? Tunggu dulu, memang sebenarnya tanpa JRE pun teman-teman sudah dapat menjalankan server Joget Workflow, namun masalah akan timbul ketika menjalankan Workflow Desainer yang ada dalam server Joget Workflow. Perlu teman-teman tahu bahwa Workflow Desainer adalah aplikasi berbentuk jar yang dapat berjalan dibawah kendali JRE. Oleh karenanya, lebih aman jika instal JRE sekalian sebelum instal Joget-nya. Jika JRE sudah beres lanjut ke instalasi Joget : 

Workflow Desainer

Selesai download Joget Workflow, klik master program Joget Workflow dan jalankan proses instalasi hingga selesai. 

Bagaimana cara menjalankan aplikasi Joget Workflow ? Klik START, lalu pilih Programs, dan carilah aplikasi Joget Workflow yang telah diinstal. 

Klik Start Joget Server untuk menjalankan server Joget Workflow, akan tampil jendela windows console yang memproses Server Startup. Tunggu hingga selesai... 

Buka browser teman-teman, lalu ketikkan http://localhost:8080/jw pada URL browser. URL itu akan menyambungkan ke tampilan server Joget Workflow seperti ini : 

Silakan login ke sistem server dengan klik login disebelah kanan atas. Username dan Pasword yang digunakan adalah admin. 

Terdapat tombol Admin Bar disebelah kanan interface, untuk memudahkan akses ke semua fitur administratif sistem. 

Ada pula istilah web console, yaitu cara alternatif untuk mengakses fitur-fitur yang dapat diakses oleh Admin Bar, karena keduanya bersifat interchangeable (dapat dipertukarkan). 

Terakhir, untuk menghentikan server, tinggal klik Stop Joget Server seperti halnya memulai server seperti tadi. 

Sampai disini dulu apa yang dapat saya jabarkan mengenai pengenalan Joget Workflow beserta cara instalasi dan petunjuk penggunaan. Insya Allah lain waktu akan saya lanjutkan dengan membahas lebih dalam apa yang ada di dalam Joget Workflow. 

Sekian semoga bermanfaat ya.. 

Salam