DMS Alfresco

Alfresco Best Alternatif Document Management System

Alfresco adalah software opensource yang sudah menggunakan metode CMS ( Content Management System ) yang sangat mudah sekali untuk diimplementasikan yang mana dalam perubahan content yang dinamis tidak melibatkan webmasternya.

Alfresco ini dicreate oleh dua John yaitu John Newton dan John Powel pada tahun 2005 dan dikembangkan terus kearah web content management, sekarang Alfresco sudah digunakan oleh banyak institutsi pendidikan atau pemerintahan.

Dalam Alfresco terdiri dari Empat bagian antara lain :

a. Image Management

b. Record Management

c. Document Management

d. Web Content Management

Dengan Alfresco yang opensource kita bisa mengubah model ataupun metode yang akan kita implementasikan tetapi yang paling penting tidak mengubah apa yang menjadi pakem atau standart yang bisa berujung pada error aplikasi dan didalam alfresco juga memberikan informasi mana2 yang bisa dirubah atau harus standart.

Alfresco sudah mengadopsi metode Enterprise Social Computing misalnya Business Internal, google, tag, blogger, facebook dan wordpress.

Feature dasar antara lain :

•Space  seperti folder yang dicreate pada windows explorer

• Content adalah isi pada space tersebut bisa file dengan ext apa saja

• User, Roles, Group adalah yang paling sering digunakan sebagai Authority pada saat penggunaannya dan sangat power full misal anda mempunyai dokument kontrak yang sudah habis masanya bisa memberikan alert email ke pada pihak yang berwenang.

• Forums and Discussions adalah forum yang bagus sekali dan ini menjadi andalan yang sekarang ini perlu sekali karena pada saat ini orang sangat kritis dan perlu sekali pemahaman yang baik

• Workflow adalah tahapan suatu data atau file untuk masuk pada role yang akan diberikan misalnya ada file yang akan dipublish yang harus melalui tahapan draft -> Approve -> Publish

Searching  pada Alfresco sudah mengadopsi pada metode seperti google dalam searchingnya tidak hanya pada nama file atau extention file tersebut tapi sampai pada content yang terdapat pada file tersebut dan ini tidak dimiliki pada metode DMS yang lain misal data anda pdf yang asli maksudnya tidak hasil scan tapi melalui proses save as ke pdf dan ini akan bisa disearch sampaike konten apa yang tertera dalam halaman tersebut.

Metode search terdiri dari :

a. Metode Category

b. Metode Content

c. Metode Search langsung seperti di google

d. Metode nama extention misal pdf doc dll

e. Metode besar kecilnya file

f. Kita juga bisa buat sendiri sesuai dengan kehendak kita

Keuntungan dari Alfresco :

• Free dan opensource
• Bisa memberikan Alert email sesuai dengan role kita
• Mudah instalasinya dan practice 5 menit sudah jadi
• Search sampai ke content dalam file
• software pada alfresco yang beli dan free adalah sama

Alfresco juga ada yang beli tetapi perbedaan yang beli dan tidak adalah hanya supportingnya saja, jadi bisa saja anda tidak beli tapi anda menggunakan jasa temen2 komunitas alfresco dalam perbaikannya